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Datenschutz

Datenschutzordnung

Präambel

Der Schwimmclub Delphin e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebes, der Öffentlichkeits- arbeit des Vereins etc..Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundes- datenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzverordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1) Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachnahme, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Leistungsgruppe, Bankverbindung, Beitragsklasse, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

Diese Informationen werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnehmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betreffende Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht. Der o.a. Vorsatz gilt entsprechend.

2) Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B.Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

Als Mitglied des Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB) ist der SC Delphin verpflichtet, seine Mitglieder an den WLSB zu melden. Übermittelt werden dabei Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, ausgeübte Sportarten und die Vereinsmitgliedsnummer. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zusätzlich die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein übermittelt. Im Rahmen von Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die Sportfachverbände, deren Sportarten im Verein betrieben werden.

3) Jedes Mitglied hat das Recht,

a) Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten.

b) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind.

c) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten

Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt.

d) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig

war oder die Zwecke für die sie erhoben und gespeichert wurden nicht mehr notwendig sind.

e) der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen.

f) seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

4) Den Organen des Vereins, allen Mitarbeiter/innen oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zwecken zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.

§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, und Internetauftritten veröffentlicht sowie an die Presse weitergegeben.

2) Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:

Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Bestzeiten, Alter oder Geburtsjahrgang.

3) Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4) Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter/innen und der Übungsleiter/innen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Vereinsaktivitäten

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer und dem Kassierer zugeordnet. Diese stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art.30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art.13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind auch für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1) Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiter/innen im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleiter/innen, Übungsleiter/innen ) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2) Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen beispielsweise für den Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. für den Antrag zur Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung als Minderheitsbegehren ), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat zuvor eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung unverzüglich vernichtet werden.

§6 Kommunikation per E-Mail

1) Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinseigenen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2) Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter/innen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein derzeit keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für die Aufgaben nach DSGVO ernennt der Vorstand nach § 26 BGB einen Datenschutzkoordinator.

§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1) Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Abteilungsleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch diesen vorgenommen werden.

2) Der Abteilungsleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3) Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der Genehmigung des Abteilungsleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Abteilungsleiter Öffenntlichkeitsarbeit weisungsberechtigt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Abteilungsleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach §26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach §26BGB ist unanfechtbar.

§10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1) Alle Mitarbeiter/innen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2) Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzerklärung können mit den in der Satzung vorgesehenen Sanktionsmitteln geahndet werden.

§11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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